La noció estricta de document en diplomàtica clàssica coincidia amb la del terme diploma, el qual tenia, fonamentalment, un contingut jurídic. Alguns diplomatistes amplien ja l’objecte d’estudi d’aquella ciència als actes administratius, de qualsevol mena: resolucions, informes, notícies, inventaris, comptes i notes, etc. Segons la noció pròpiament arxivística, són documents tots els escrits que constitueixen un fons d’arxiu; segons aquest criteri, cal considerar que tot document té origen en una institució o persona jurídica —que n'és l’agent productor—, que està interessada a conservar i arxivar les proves de la seva activitat. Aquest concepte és completat amb el d’escrit lliurat al destinatari com a prova, garantia o mandat d’una acció. El document presenta un conjunt de factors d’una certa complexitat que mereixen un examen específic: forma, validesa i funció. La forma o estructura documental comprèn dos factors: un suport material i un contingut textual, relacionats entre ells, segons el context cultural i l’època. A través de les èpoques han prevalgut diversos materials: l’argila, la pell, el bronze, el marbre, la seda, el papir, el pergamí i el paper, que darrerament coexisteix amb la pel·lícula fotogràfica i amb els suports magnètics (cinta, disc, etc) i òptics (disc). El contingut textual constitueix el document pròpiament dit, susceptible d’adoptar uns altres mitjans d’expressió. La composició del document, des de l’època romana, s’ajustava a una normativa. A l’edat mitjana, els tipus documentals procedents de les cancelleries civils o eclesiàstiques i de les escrivanies judicials, notarials o dels municipis s’inspiraven en uns formularis, on tradicionalment eren recollits els models documentals, alguns dels quals pervenien del Baix Imperi. En qualsevol elaboració documental hom estableix un seguit de qüestions proposades i de respostes, fins a arribar a una mena de conclusió. Aquest és el cas dels processos i de la majoria dels experiments. Formes documentals diferents són les de caràcter compilador: cartularis, registres, llibres administratius, etc. Quant a la validesa, hom anomena ingenuïtat documental la major aproximació a la font que expedí el document. No sempre coincideixen ingenuïtat i originalitat: la minuta és ingènua però no original, car no constitueix el primer exemplar oficial o públic. La ingenuïtat atorga el grau d’autoritat al document. Un altre factor és l’autenticitat, que cal no confondre amb la veracitat. Un document autèntic és el redactat per la persona que figura com a atorgant en la data que hi és expressada. Un document pot ésser autèntic de forma i fals en el contingut, com també verídic històricament i apòcrif quant a la forma diplomàtica (document subreptici). Un aspecte que afecta també l’autenticitat és el del trasllat i les reconstruccions documentals que poden ésser interpolades ( interpolació). El document pot consistir en una simple notícia o acta d’un fet, en l’expressió exacta d’una dada, o pot tenir una finalitat o funció específica. La gamma de funcions que, a través del temps, han tingut els documents és molt extensa, i les seves motivacions responen a l’estructura i dinàmica d’una societat determinada.
m
Arxivística i biblioteconomia
Diplomàtica i altres branques