Modernament, els arxius són considerats no pas com a dipòsits o museus, sinó com a instruments de treball. Els principis bàsics de l’arxivística són: salvar els documents quan són considerats caducats en l’administració que els ha produïts i fer que puguin ésser consultats fàcilment; la tria tècnica d’aquells documents que poden ésser destruïts; la instal·lació adequada; la conservació contra els perills de la llum solar, la humitat, el foc, els insectes o els furts; la reconstrucció dels fons originaris, i la publicació de guies, inventaris i d’altres sistemes de divulgació. Tenen íntima relació amb l’arxivística els estudis especialitzats de criptografia, diplomàtica, genealogia, heràldica, onomàstica, paleografia, papirologia i sigil·lografia. Inicialment, aquesta disciplina es limità a mantenir correctament ordenats els documents com a justificants de la propietat i perquè preservessin els drets i les garanties jurídiques de llurs posseïdors. Arran dels canvis derivats de la revolució liberal, la funció estrictament administrativa dels arxius passà a ésser també cultural. Aquesta reorientació de l’arxivística es materialitzà en l’aparició d’un cos teòric que formulà uns principis bàsics, com ara el respecte al principi de procedència de la documentació i a l’estructura interna dels fons d’arxius. Arreu d’Europa, la transformació es feu palesa amb la instauració de grans arxius, generalment de caràcter estatal, l’obertura de la documentació a amplis sectors de la ciutadania, l’aparició dels primers manuals (com el de l’Associació d’Arxivers holandesos el 1898) i la valorització de l’ús cultural de la documentació. En aquest sentit, la concepció de l’arxivística com a disciplina inserida tant en l’àmbit administratiu com en el cultural ha estat potenciada d’ençà de la Segona Guerra Mundial amb la reformulació de la teoria i la pràctica arxivístiques i l’adopció creixent de l’anomenada gestió documental. Dins del sector de la gestió administrativa general, la gestió documental té cura de l’assoliment d’economia i eficàcia en la producció, la conservació, l’ús i l’arxivatge o la destrucció dels documents durant llur cicle vital complet. Aquesta visió de l’arxivística és defensada des de posicions renovadores, tanmateix vinculades a països amb escassa documentació històrica i una inflació de documents administratius. Des d’aquesta òptica, la funció de l’arxivística comprèn el procés que s’inicia des del mateix moment de la creació dels documents a les oficines. Aquesta teoria del records managements (gestió de documents) es gestà a l’Amèrica del Nord i arrelà a Europa. La gestió dels documents té lloc en el moment de la seva màxima valorització administrativa (fases activa i semiactiva de la documentació). Comporta l’assumpció de l’arxiver com a actor important i la potenciació del concepte d’edat intermèdia i dels anomenats dipòsits de prearxivatge per tal de conservar grans volums documentals a uns costos de manteniment molt baixos. Entre les activitats que inclou la gestió de documents destaquen l’estudi de la tipologia documental, la normalització de documents i formularis, la coordinació i col·laboració entre dependències productores i arxiu, la regulació de les transferències, l’estudi de la classificació i adopció d’un quadre dels fons, l’elecció del criteri d’ordenació, l’estudi de l’eliminació, la incorporació de fons i l’actualització de la informació, la preparació d’informes, l’elaboració d’índexs i la preparació de programes i formularis per a la mecanització.
f
Arxivística i biblioteconomia