El terme butlla indica en sentit propi el segell de plom que penja dels documents, inclosos els papals, i només en el temps s’aplicà, per extensió als documents pontificis. En els segles XIII al XV, es donava una rigorosa distinció en les classes de documents, diferenciant-se entre privilegia o privilegi i litterae o carta el fil, aquestes de diversos gèneres: major, menor, gratiosa, mandata, secreta, clausa, comuna —expedida per la cancelleria apostòlica—, inetermèdia —donada entre l’elecció i la coronació—, consistoriale —signada pel papa i els cardenals—, i executòria (aquesta darrera, a partir del segle XVII).
La butlla penja d’aquests documents mitjançant fils de diversos colors (roig i groc), de seda o cànem. Quan es tracta d’un document privilegia s’utilitzava el fil de seda roig i groc, i quan es tracta d’una litterae era de cànem.
Totes les butlles porten en la intitulatio el nom del pontífex, seguit del títol "episcopus servus servorum Dei", i després el nom del destinatari seguit de la fórmula "salutem et apostolicam benedictionem"; encara que també per una fórmula genèrica del tipus "Ad perpetuam rei memoriam, Ad certitudinem presentium et memoriam futurorum" o altres similars. Quan es tracta d’un privilegi, el nom del pontífex està escrit tot en lletres capitals i quan es tracta d’una carta, amb lletres minúscules. Al final s’afegeix la data començant amb la indicació del lloc de l’expedició de la butlla, el mes, el dia i l’any del regnat del pontífex que l’emet. L’escriptura usada fou la curial romana fins al segle XI, la minúscula diplomàtica del segle XII al XIV, la gòtica al segle XV, la bul·làtica del segle XV al XIX i la cal·ligràfica actualment. En la datació s’usà l’any del pontificat fins a Eugeni IV, l’estil de l’Encarnació fins a Pius X i la de l’any civil a partir del 1908.
Eren sempre confeccionades en pergamí (de diferent mida d’acord amb el text que acollien), fins a l'aparició del paper, i anaven enrotllades o plegades; les plegades o cartes tancades (litterae clausae) eren cartes personals, gairebé privades per assegurar-ne la confidencialitat, que només podia obrir el destinatari, el nom del qual estava escrit al revers, portaven fil de cànem i generalment anaven adreçades al rei o a la reina, i, ocasionalment, a bisbes, alguns nobles i ciutadans. Hi ha una gran quantitat d’aquestes cartes adreçades al rei Jaume I d’Aragó i als seus antecessors i successors, les quals realment esdevingueren una especialitat a Catalunya, ja que els papes, a l’edat mitjana, no escrivien gaire sovint, i, si ho feien, s’adreçaven, per exemple, als reis de França, Anglaterra o Sicília o als emperadors del Sacre Imperi Romà.
Totes les butlles eren assegurades, normalment, amb segell de plom i, ocasionalment, quan era de molta importància, amb segell d’or, i escrites sempre en llatí.
Hom distingeix la butlla del breu pel segell de plom, pel color més fosc i per la qualitat del pergamí, que és més gruixut.
El recull de les butlles pontifícies de Catalunya emeses entre el 1198 i el 1417 és l’anomenat Butllari de Catalunya.
Iconografia de la butlla pontifícia
La iconografia de la butlla és de la forma clàssica: d’un costat hi ha els caps dels apòstols Pere i Pau amb la creu al centre, amb les inscripcions S. PE(trus), S. PA(ulus), i, al costat oposat, el nom del pontífex amb el seu ordinal: per exemple, URBANUS PP. IIII. A la mort del papa regnant la matriu que portava el seu nom era destruïda pel cardenal camarlenc, però la matriu amb els caps dels apòstols era utilitzada pel successor abans de la coronació, així aquesta quedava impresa per un costat i llisa per l’altre (bulla alba o bulla dimidia). Després de la seva coronació, el pontífex tornava a utilitzar la butlla completa.